Mahasiswa bantu Pemerintah Desa Ngaren dengan menata ulang dokumen arsip yang dilengkapi dengan denah
Jatengx.com, Boyolali – Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) Universitas Diponegoro, Naura Syifa Zayyan, Jurusan Manajemen dan Administrasi Logistik, menginisiasi program kerja penataan dokumen logistik di Balai Desa Ngaren. Melalui program bertajuk “Sistem Arsip Fisik Dokumen Logistik Pembangunan Balai Desa Ngaren”.
Naura membantu perangkat desa merapikan dan menata ulang dokumen-dokumen tahunan yang selama ini tersimpan tanpa sistem klasifikasi yang jelas. Ia menyampaikan kegiatan ini merupakan bagian dari upaya membangun sistem manajemen logistik informasi desa yang lebih tertib dan mudah diakses.
Mahasiswa turun langsung ke ruang arsip Balai Desa untuk memilah setiap berkas berdasarkan jenis dokumen, tahun terbit, dan kategori kegiatannya, sebelum kemudian menempatkannya kembali ke dalam rak sesuai kelompoknya masing-masing.
“Selama ini dokumen di Balai Desa memang sudah disimpan, tapi belum ada acuan baku soal penempatannya. Jadi ketika perangkat desa butuh satu berkas tertentu, mereka harus membongkar hampir semua rak dulu,” ujar Naura menjelaskan latar belakang program kerjanya.
Untuk menjawab persoalan tersebut, Naura tidak hanya merapikan dokumen secara fisik, tetapi juga merancang sebuah denah penempatan file sebagai acuan visual sekaligus Standar Operasional Prosedur (SOP) sederhana bagi pegawai Balai Desa.
Denah ini menggambarkan posisi setiap kategori dokumen pada rak arsip, lengkap dengan label nama berkas seperti LPJ & SPJ DD, LPJ ADD, PERDES APBDES, LPPD & IPPD, LPJ PAD, LPJ DLL & BPH, LPJ Bankeu, LPJ BLT-DD, hingga Proposal & LPJ Bansos, yang disertai daftar istilah agar mudah dipahami oleh siapa pun yang mengaksesnya.
Naura menjelaskan denah ini akan membantu siapapun pegawai pemerintah desa cepat menemukan dan dapat meletakkan dokumen sesuai dengan kriterianya.
“Dengan adanya denah ini, pegawai atau perangkat desa yang baru sekalipun bisa langsung tahu di rak dan kolom mana suatu dokumen harus dicari, tanpa harus bertanya atau membongkar arsip satu per satu,” tambahnya.
Program kerja ini disambut baik oleh perangkat Balai Desa Ngaren. Sistem penataan yang lebih terstruktur dinilai dapat mempercepat proses pencarian dokumen saat dibutuhkan untuk keperluan administrasi, pelaporan, maupun pemeriksaan oleh pihak terkait.
Selain merapikan arsip yang sudah ada, denah dan sistem klasifikasi ini juga diharapkan dapat terus digunakan secara berkelanjutan oleh perangkat desa untuk pengarsipan dokumen-dokumen berikutnya.
Melalui program ini, Naura berharap kontribusinya selama KKN tidak hanya bersifat sementara, tetapi dapat meninggalkan sistem kerja yang benar-benar bermanfaat dan mudah diteruskan oleh Balai Desa Ngaren dalam jangka panjang.
Penulis: Naura Syifa Zayyan — Mahasiswa KKN Universitas Diponegoro, Jurusan Manajemen dan Administrasi Logistik
Editor: Azis
About the Author
