Mahasiswa serahkan poster edukasi pentingnya kelola arsip keluarga kepada perwakilan pemerintah desa
Jatengx.com, Sukoharjo – Dokumen keluarga kerap baru dianggap penting ketika dibutuhkan. Padahal, dokumen seperti Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), akta kelahiran, ijazah, buku nikah, hingga sertifikat tanah perlu disimpan dan dikelola dengan baik agar mudah ditemukan serta terhindar dari kerusakan.
Kesadaran tersebut menjadi perhatian mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) Universitas Diponegoro (Undip) Tim II melalui kegiatan edukasi pengelolaan dan penyimpanan arsip keluarga bagi masyarakat Desa Tambakboyo, Kecamatan Tawangsari, Kabupaten Sukoharjo.
Kegiatan ini bertujuan memberikan pemahaman praktis kepada masyarakat mengenai cara menata, menyimpan, dan menjaga dokumen keluarga. Edukasi diberikan berdasarkan kondisi di lapangan yang menunjukkan masih adanya masyarakat yang menyimpan berbagai dokumen penting secara bercampur tanpa pengelompokan yang jelas.
Padahal, pengelolaan arsip yang kurang teratur dapat membuat dokumen sulit ditemukan ketika diperlukan. Penyimpanan yang tidak tepat juga dapat meningkatkan risiko dokumen rusak, hilang, atau sulit dibaca.
Dalam kegiatan tersebut, mahasiswa menjelaskan pentingnya mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis dan kegunaannya. Dokumen kependudukan, pendidikan, kesehatan, pernikahan, kepemilikan aset, serta dokumen penting lainnya dapat ditempatkan dalam kelompok yang berbeda sehingga lebih mudah dicari.
“Masyarakat diberikan pemahaman bahwa arsip bukan hanya sekadar dokumen yang disimpan, tetapi juga perlu dirawat dan ditata agar dapat digunakan dalam jangka panjang,” ujar Muhamad Jova Junaedi.
Masyarakat juga diberikan pemahaman mengenai kondisi penyimpanan yang ideal. Arsip sebaiknya ditempatkan di ruang yang kering dan tidak lembap, terhindar dari paparan sinar matahari langsung, serta terlindung dari air dan faktor lain yang dapat merusak dokumen.
Selain menjaga kondisi fisik arsip, mahasiswa menekankan pentingnya mengetahui lokasi penyimpanan setiap dokumen. Dengan penataan yang sistematis, masyarakat tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk mencari dokumen ketika digunakan untuk keperluan administrasi.
Masyarakat yang hadir sebagai peserta sangat antusias mendengarkan dan memahami penyampaian dari mahasiswa.
Edukasi tersebut diharapkan dapat mendorong masyarakat mulai menerapkan kebiasaan sederhana dalam mengelola arsip keluarga. Dokumen yang sering digunakan maupun dokumen yang memiliki nilai penting dapat diberikan perlindungan tambahan dan disimpan pada tempat yang aman.
Melalui kegiatan ini, mahasiswa KKN Undip berharap masyarakat Desa Tambakboyo semakin menyadari bahwa arsip keluarga bukan sekadar kumpulan dokumen, melainkan bagian penting dari kehidupan administrasi setiap keluarga.
Penataan yang sederhana dan dilakukan secara rutin dapat membantu menjaga dokumen tetap aman, terawat, dan mudah ditemukan ketika dibutuhkan. Dengan demikian, pengelolaan arsip keluarga dapat menjadi kebiasaan yang mendukung tertib administrasi masyarakat dalam jangka panjang.
Penulis: Muhamad Jova Junaedi
Editor: Azis
About the Author
