Mahasiswa KKN Reguler Tim II UNDIP sedang melakukan Digitalisasi dan Penataan Data Administrasi Kependudukan di Kantor Kelurahan Desa Krecek
Jatengx.com, Klaten — Empat mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) Reguler Tim II Tahun 2025/2026 Universitas Diponegoro (UNDIP) melaksanakan program kerja sosial kemasyarakatan berupa bantuan administrasi di Kantor Desa Krecek, Kecamatan Delanggu, Kabupaten Klaten.
Program yang berlangsung selama 30 hari, sejak 14 Juli hingga 14 Agustus 2026, tersebut berfokus pada penginputan data kependudukan dan penataan arsip. Kegiatan dilakukan untuk membantu mewujudkan pelayanan administrasi yang lebih tertib dan efisien.
Selama masa penugasan, keempat mahasiswa hadir secara rutin di Kantor Desa Krecek untuk membantu perangkat desa menyelesaikan sejumlah pekerjaan administratif yang bersifat teknis dan membutuhkan waktu. Dengan adanya pendampingan tersebut, perangkat desa dapat lebih fokus menjalankan tugas pelayanan langsung kepada masyarakat.
Sejumlah kegiatan dilakukan mahasiswa selama program berlangsung. Salah satunya adalah membantu penginputan data kependudukan. Data warga, seperti data keluarga, identitas kependudukan, serta dokumen pendukung lainnya, dipindahkan dari berkas fisik ke dalam sistem digital desa agar lebih mudah diakses dan dikelola.
Mahasiswa juga membantu menata dan mengarsipkan berbagai dokumen administrasi yang sebelumnya tersimpan secara manual. Berkas-berkas tersebut dirapikan dan dikelompokkan berdasarkan kategori serta periode sehingga dapat lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
Selain pekerjaan pengarsipan, tim KKN turut membantu pelayanan administrasi harian sesuai dengan kebutuhan di lapangan. Pendampingan tersebut mencakup sejumlah pekerjaan administratif rutin yang dilakukan bersama staf desa.
Salah satu pekerjaan yang cukup menyita waktu adalah inventarisasi dan pendataan Surat Keputusan (SK) Kepala Desa. Mahasiswa menelusuri, mendata, dan menyusun kembali arsip SK Kepala Desa/Lurah periode 2023–2026 secara kronologis.
Azahra Maia Aulia, salah satu mahasiswa KKN UNDIP, menyampaikan penataan tersebut dilakukan agar dokumen lebih rapi dan mudah ditelusuri oleh perangkat desa ketika diperlukan.
“Penataan arsip dan penginputan data ini memang terlihat sederhana, tetapi membutuhkan ketelitian dan waktu. Kami berusaha membantu pekerjaan administratif yang dapat kami kerjakan agar perangkat desa bisa lebih mudah menemukan data ketika dibutuhkan,” ujar Azahra Maia Aulia
Tim mahasiswa juga membantu memperbarui template dokumen administrasi. Pembaruan dilakukan dengan menyesuaikan identitas desa pada berbagai template surat dan dokumen resmi sehingga format yang digunakan sesuai dengan nomenklatur wilayah yang berlaku.
Menurut tim mahasiswa, pembaruan dokumen tersebut penting untuk menjaga keseragaman administrasi sekaligus mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penggunaan format surat.
“Harapannya, dokumen yang sudah ditata dan diperbarui dapat membantu perangkat desa dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari. Kami tidak hanya ingin menyelesaikan pekerjaan selama KKN, tetapi juga meninggalkan hasil yang bisa dimanfaatkan setelah program berakhir,” katanya.
Melalui berbagai kegiatan tersebut, program bantuan administrasi diharapkan dapat meringankan beban kerja perangkat desa, mempercepat pencarian data, serta meningkatkan akurasi dan kerapian dokumen kependudukan yang tersimpan di Kantor Desa Krecek.
Program ini sekaligus menjadi salah satu bentuk implementasi Tri Dharma Perguruan Tinggi, khususnya dalam bidang pengabdian kepada masyarakat. Kegiatan tersebut juga menjadi bagian dari pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata yang dijalankan mahasiswa Universitas Diponegoro.
Latar belakang keilmuan keempat mahasiswa yang berasal dari bidang Hukum, Ilmu Pemerintahan, Administrasi Publik, dan Akuntansi Perpajakan turut memberikan beragam pendekatan dalam membantu menyelesaikan persoalan administrasi di tingkat desa. Pengetahuan tersebut diterapkan mulai dari aspek regulasi, tata kelola pemerintahan, hingga ketelitian dalam pengelolaan data.
Melalui program tersebut, mahasiswa UNDIP berharap kehadiran mereka dapat memberikan manfaat nyata bagi Pemerintah Desa Krecek dan masyarakat. Valentino Cahyo Nugroho menegaskan kegiatan ini juga menjadi kesempatan bagi mahasiswa untuk menerapkan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan dalam menghadapi persoalan administrasi secara langsung di tingkat pemerintahan desa.
“Bagi kami, KKN bukan hanya tentang menjalankan program kerja, tetapi juga bagaimana ilmu yang diperoleh di kampus dapat memberikan manfaat bagi masyarakat. Melalui bantuan administrasi ini, kami berharap dapat membantu pekerjaan perangkat desa sekaligus belajar memahami kebutuhan pelayanan masyarakat secara langsung,” tegas Valentino Cahyo Nugroho.
Pada akhirnya, kolaborasi antara mahasiswa dan perangkat desa diharapkan dapat menjadi bagian dari upaya mendorong tata kelola administrasi publik yang lebih tertib, efisien, modern, dan akuntabel.
Penulis: Azahra Maia Aulia, Ari Nur Citra Ayu Agista, Valentino Cahyo Nugroho, dan Nissi Goklas Simamora
Editor: Azis
About the Author
